Dzień 1 czerwca 2025 roku zapisze się w historii polskiego rynku pracy jako data przełomowa. Wprowadzone tego dnia zmiany w ustawie o zatrudnianiu cudzoziemców nie są jedynie kosmetyczną korektą dotychczasowych przepisów, lecz fundamentalną reformą, która na nowo definiuje procesy rekrutacyjne i administracyjne. Dla firm, agencji pracy oraz specjalistów HR, którzy na co dzień zarządzają legalizacją pracy i pobytu obcokrajowców, zrozumienie i adaptacja do nowych regulacji staje się kluczowym warunkiem utrzymania ciągłości operacyjnej i uniknięcia poważnych konsekwencji prawnych.
Kluczowe Zmiany – cyfryzacja i centralizacja procesu
Najważniejszą i najbardziej odczuwalną zmianą jest pełna cyfryzacja i centralizacja procesu ubiegania się o zezwolenia na pracę. Dotychczasowy, często papierowy i rozproszony system, został zastąpiony przez zintegrowaną platformę internetową „e-PracaCudzoziemiec”. To za jej pośrednictwem pracodawcy muszą teraz składać wszystkie wnioski – od oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy, przez zezwolenia na pracę typu A, aż po wnioski o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę.
Co to oznacza w praktyce? Po pierwsze, koniec z fizycznym składaniem dokumentów w urzędach wojewódzkich i powiatowych urzędach pracy. Po drugie, system ten został zintegrowany z bazami danych ZUS i Urzędu Skarbowego, co pozwala na automatyczną weryfikację wielu danych, takich jak niezaleganie ze składkami czy podatkami. Choć celem jest przyspieszenie procedur, w początkowym okresie może to generować nowe wyzwania związane z koniecznością zapewnienia absolutnej poprawności wprowadzanych danych.
Kolejną istotną modyfikacją jest likwidacja oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy w dotychczasowej formie dla obywateli Ukrainy, Białorusi, Mołdawii, Gruzji i Armenii. Zostały one zastąpione przez „Elektroniczne Powiadomienie o Zamiarze Zatrudnienia”, składane przez wspomnianą platformę. Proces ten jest szybszy, ale jednocześnie nakłada na pracodawcę większą odpowiedzialność za weryfikację kwalifikacji i uprawnień kandydata już na etapie rekrutacji. System automatycznie sprawdza, czy dany cudzoziemiec nie wykorzystał limitu pracy krótkoterminowej i czy nie figuruje w rejestrach jako osoba niepożądana na terytorium Polski.
Wpływ zmian na proces rekrutacji i zatrudnienia cudzoziemców
Nowe regulacje w sposób bezpośredni wpływają na codzienne działania firm zatrudniających cudzoziemców. Proces rekrutacji musi teraz uwzględniać nowe wymogi informacyjne. Już na etapie rozmowy kwalifikacyjnej konieczne będzie zebranie od kandydata precyzyjnych danych, niezbędnych do wypełnienia formularzy w systemie „e-PracaCudzoziemiec”.
Zmianie uległa również rola testu rynku pracy. Chociaż nie został on całkowicie zlikwidowany, jego procedura została uproszczona dla określonych branż i zawodów deficytowych, których lista jest teraz aktualizowana dynamicznie, co kwartał, a nie jak dotychczas – co pół roku. Dla pracodawców oznacza to konieczność bieżącego monitorowania oficjalnych komunikatów, aby móc skorzystać z uproszczonej ścieżki.
Największym wyzwaniem staje się jednak zwiększona odpowiedzialność pracodawcy. W nowym systemie to na firmie spoczywa obowiązek weryfikacji autentyczności dokumentów przedstawianych przez cudzoziemca oraz zapewnienia mu warunków zatrudnienia i zakwaterowania (jeśli jest to zadeklarowane we wniosku) zgodnych ze złożonymi oświadczeniami. Organy kontrolne, takie jak Państwowa Inspekcja Pracy i Straż Graniczna, zyskały nowe narzędzia do cyfrowej weryfikacji legalności zatrudnienia, co z pewnością przełoży się na wzrost liczby i skuteczności kontroli.
Niezbędna Adaptacja – Rola Profesjonalnych Szkoleń
W obliczu tak głębokich zmian, próba działania „na pamięć” lub opieranie się na starych procedurach jest prostą drogą do kosztownych błędów, opóźnień w zatrudnieniu kluczowych pracowników, a nawet sankcji karnych. Dlatego niezbędne staje się zainwestowanie w wiedzę i kompetencje zespołu odpowiedzialnego za zatrudnianie cudzoziemców.
Udział w specjalistycznych szkoleniach poświęconych nowym przepisom to obecnie nie tyle opcja, co konieczność. Profesjonalne kursy oferują nie tylko teoretyczne omówienie zmian prawnych, ale przede wszystkim praktyczne warsztaty z obsługi platformy „e-PracaCudzoziemiec”. Uczestnicy mają szansę przećwiczyć wypełnianie nowych wniosków, poznać najczęstsze pułapki i błędy oraz dowiedzieć się, jak skutecznie zarządzać nowymi obowiązkami sprawozdawczymi. To inwestycja, która zwraca się w postaci płynności procesów rekrutacyjnych, bezpieczeństwa prawnego firmy i budowania wizerunku odpowiedzialnego pracodawcy na coraz bardziej konkurencyjnym rynku pracy.
Podsumowując, reforma z 1 czerwca 2025 roku otwiera nowy rozdział w polityce migracyjnej Polski. Choć jej celem jest usprawnienie i uszczelnienie systemu, dla przedsiębiorców oznacza ona konieczność szybkiej adaptacji. Sukces w nowej rzeczywistości prawnej zależeć będzie od proaktywnego podejścia, gotowości do nauki i wykorzystania dostępnych narzędzi, w tym profesjonalnych szkoleń, które pozwolą pewnie i skutecznie nawigować po zmienionym krajobrazie prawnym.
Zapraszamy do skorzystania z naszych usług szkoleń dla zespołów HR.
